要組織策劃一場成功的大型活動，往往需要提前幾個月進行規劃準備。不過即使準備得再充足，想要成功辦好一場大型活動也沒那么簡單。我們尊義會議作為杭州活動策劃公司，接下來與大家分享一個組織大型活動的“六步法”。
1. 確立活動的主題
每一個活動都首先需要一個主題和目標來驅動整個活動的籌備，定位自己的關眾或是參與者，以及邀請嘉賓和進行市場推廣。舉例來說，如果你要舉行一個商業會議，比如某個特定行業的國際會議，可能就會有這個行業的龍頭企業或者是想要成為龍頭的企業對你的會議產生興趣，它們可能會想要通過贊助你的會議來在會議期間對它們的產品進行宣傳。
2. 選擇場地
場地的選擇主要取決于你的活動規模，你需要考慮參與者的數量，以及有可能出席活動的來賓的身份，另外你還需要考慮是否有廠商需要一塊額外的展示空間展示它們的產品。
如果你的活動會有一些vip參與，那么場地的位置和設施同樣也很重要，找一些比較有名的場地，確保設施和服務都不會有問題。另外，在做決定之前，能夠多找幾個場地，并親自檢查下它們的位置，服務，環境以及價錢，比較之后再做決定。
3. 市場營銷
一場活動的市場營銷算是所有活動組織環節中***關鍵也是***具挑戰性的環節了，并且也是衡量一個會活動是否成功的關鍵指標。因為市場推廣的強度和力度會直接影響研討會的參與人數， 并決定這次活動的成功與否，以及組織者的盈虧。這意味著活動的定位和營銷策略都必須朝著一個目標，那就是吸引盡可能多的參與者。
大多數情況下，活動組織者都應該有一大筆預算用于活動的推廣，比如在報紙、雜志、電臺、電視和網絡上打廣告來宣傳活動，或是向媒體發公關稿，來對活動進行預熱，除了這些，還可以考慮在一些人流密集的區域投放戶外廣告。但是要注意，投放報紙和雜志廣告時，要先對報紙和雜志的受眾進行了解，確保它們和你們的活動的受眾存在重合。同樣，戶外廣告要設計的夠吸引人，讓受眾可以一眼看出參加這個活動的好處。
4. 與贊助商合作
邀請一些大牌的贊助商參與活動的組織可能幫助會議更好的啟動并削減你的成本，贊助商同樣也會幫你做一些市場推廣，因為對它們來說，它們也希望它們的產品能夠得到更多的曝光，除此之外，你還可以用展覽空間作為交換讓它們幫你搞定場地。還有一些贊助商需要在會議期間給所有與會者一些它們公司的信息，還有一些會把它們的產品作為禮品派送給與會者。
5. 聯絡嘉賓
如果沒有人來，或者沒有嘉賓愿意參加，這場活動是不會成功的，所以邀請一些有影響力的嘉賓是非常重要的，他們會給帶來更好的宣傳效果。。事先聯系他們并與其溝通其演講稿，給他們提出一些改進的建議，同時估計參加活動的觀眾人數，詢問他們是否有什么特殊的需求，比如需要投影儀，或者是額外的麥克風與觀眾進行互動，并提前準備好這些東西。
6. 會議日——準備，簽到，接待，反饋
所有的會議，基本上80%的工作都在計劃和準備階段，相比而言，會議當天的幾個小時或者幾天要輕松的多。在會議開始前一天，你需要提前探查場地以確保一切都已安排就緒，包括麥克風、投影儀、視音頻系統，都必須在你的檢查清單中。同樣，你還需要準備一個打包清單以確保所有需要的東西都已經在會議前運到了場地，會議相關的人員也應該有一個分工列表，誰負責座位，誰負責會場裝飾、海報張貼等等。
在會議當天，所有工作人員必須提前至少一個半小時到場，并且必須準備提前準備好接待觀眾入場，同時必須在門口安排人員以確保只有經過授權的人才可進入會場。姓名貼紙、小禮物以及會議日常等等也需要提前準備好，然后由迎賓講觀眾帶到他們制定的座位上。

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杭州從之營銷策劃有限公司
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